Comptabilité et Copropriété

La comptabilité de la copropriété est obligatoire à tenir et de façon claire. Des règles précises garantissent l’information des copropriétaires. Les copropriétaires peuvent accéder aux comptes et savoir, qui doit quoi et comment sont gérés les fonds de la copropriété.

Ou comment se retrouver dans le Marivaux comptable de votre copropriété ?

Rassurez-vous, moi aussi ça ne me fait pas rêver la comptabilité, je ferai donc en sorte que ce document soit plus pratique que juridique.

  1. Comptabilité et copropriété : les généralités.

Les écritures sont passées selon le système dit “en partie double”.

Ainsi, tout mouvement de fonds enregistré dans la comptabilité est représenté par une écriture comptable. Celle-ci établit une équivalence entre ce qui est porté au débit et ce qui est porté au crédit des différents comptes.

Le rôle du syndic dans la comptabilité de la copropriété.

Le syndic tient le livre journal et le grand livre des comptes du syndicat des copropriétaires.

Le livre journal enregistre chronologiquement les opérations ayant une incidence financière sur le fonctionnement du syndicat. Le grand livre des comptes regroupe l’ensemble des comptes utilisés par le syndicat, opération par opération.

Le livre journal et le grand livre des comptes sont cotés sans discontinuité.

Clairement, on doit pouvoir savoir quand et comment une opération comptable a eu lieu avec précision.

Donc quand le syndic ne sait pas vous répondre sur une opération qui s’est produite, c’est qu’il n’a pas fait la recherche que vous lui demandez.

Un livre journal et un grand livre tenus sur supports informatiques numérotés et datés dès leur établissement, par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve, peuvent tenir lieu de livre journal et de grand livre des comptes.

Le syndic édite deux balances générales des comptes, l’une éditée selon la nomenclature comptable du présent arrêté ( pour les plus courageux d’entre vous cliquez sur le lien, et bonne chance…) et l’autre selon les clés de répartition des charges prévues par le règlement de copropriété.

Les deux balances doivent être en concordance.

Concrètement, il s’agit d’observer l’équilibre des comptes de la copropriété.(à vérifier)

Les règles comptables s’appliquent uniquement aux syndicats de copropriétaires.

Elles ne s’appliquent pas à la comptabilité du syndic, qui obéit à ses règles propres, ni à la comptabilité d’autres entités telles que les unions de syndicats ou les associations syndicales.

Le syndicat des copropriétaires approuve les comptes de l’exercice clos et vote, d’une part, le budget prévisionnel concernant les dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes et équipements communs de l’immeuble, d’autre part les dépenses pour travaux non prévus au budget prévisionnel et les opérations exceptionnelles.

Les comptes de l’exercice comprennent les charges et produits pour les opérations courantes, et les charges et produits pour les travaux.

  1. Comptabilité et copropriété : les charges.

Les charges constatées pour les opérations courantes comprennent les sommes, versées ou à verser, en contrepartie des fournitures et services.

Les charges servent donc à payer les frais d’entretien et de conservation de la copropriété.

Les produits constatés pour les opérations courantes comprennent les sommes reçues ou à recevoir de chaque copropriétaire en vertu de l’obligation leur incombant.

Les produits sont donc des enrichissements des comptes de la comptabilité, c’est ce qui rentre dans les caisses. Il pourra s’agir des charges, de prêts, de subventions,etc…

Les charges constatées pour les travaux et opérations exceptionnelles comprennent les sommes, versées ou à verser, pour les travaux prévus ou non prévus dans le budget prévisionnel et décidés par l’assemblée générale des copropriétaires.

Les charges sont à comptabiliser par le syndicat au fur et à mesure de la réalisation des travaux ou de la fourniture des prestations.

Les produits constatés pour les travaux et opérations exceptionnelles comprennent les sommes reçues ou à recevoir de chacun des copropriétaires. Il s’agit d’une obligation résultant de la décision de réaliser des travaux hors budget prévisionnel, prise en AG.

Les produits pour travaux et opérations exceptionnelles sont à constater au titre de l’exercice de leur exigibilité. Ceci signifie au moment ou la dette doit être payée.

La lisibilité des charges au niveau comptable doit être vu comme une obligation du syndic. Il ne peut vous cacher des éléments. Le syndic est payé pour cette prestation. Il ne vous rend pas service quand il vous montre les documents, C’EST SON TRAVAIL.

Pour éviter que le syndic, ne vous facture un honoraire supplémentaire parce que vous l’avez sollicité, demander à regarder les éléments comptables juste avant une AG, ainsi, il ne pourra vous établir des frais en plus.

  1. Comptabilité et copropriété : la durée de l’exercice comptable.

– La comptabilité de la copropriété s’étend sur une période précise.

L’exercice comptable du syndicat des copropriétaires couvre une période de douze mois. La comptabilité de la copropriété s’entend d’une année pleine. C’est le principe en comptabilité.

Les comptes sont arrêtés à la date de clôture de l’exercice. Pour le premier exercice, l’assemblée générale des copropriétaires fixe la date de clôture des comptes.

En pratique, il n’est pas toujours évident de reprendre et de gérer une comptabilité quand un syndic est nouvellement nommé. Ainsi, la durée du premier exercice peut être de dix-huit mois MAXIMUM. Donc, l’exercice comptable peut osciller entre 12 et 18 mois.

Pour autant, il ne doit pas s’agir d’une habitude à prendre, la règle de principe étant de 12 mois.

Attention à ce délai, il ne s’agit pas de permettre au syndic de trop s’inscrire dans le temps et donc de se retrouver dans la situation ou finalement sur un mandat de 3 ans, il n’a rendre de compte de sa gestion que durant deux AG.

Pour ceux qu ont encore de l’énergie ou qui pensent perdre de l’argent, vous retrouverez la suite et fin de cet article sur la comptabilité de la copropriété dans quelques jours.

La suite tant attendue est enfin arrivée. Dans ce billet, nous regarderons surtout les aspects pratiques concernant l’accès à l’information des copropriétaires et la partie en lien avec le CHANGEMENT de syndic.

Vous savez celui qui au bout d’un moment rime avec tant d’idées que la morale et la loi réprouve.

A toute à l’heure pour vos commentaires en bas du texte.

4) Comptabilité et copropriété : la présentation des comptes en pratique.

Le syndic vis à vis de la comptabilité de la copropriété doit être en mesure de ventiler les sommes exigibles à recevoir de chacun des copropriétaires selon les rubriques suivantes:

– créances sur opérations courantes.
– créances sur travaux non prévus au budget prévisionnel et opérations exceptionnelles.
– créances sur avances.
– créances sur emprunts obtenus par le syndicat des copropriétaires.

L’assemblée générale des copropriétaires peut décider d’une ventilation comptable différente. Pour assurer un meilleur suivi des fonds versés par les copropriétaires, le syndic pourra procéder à une présentation comptable en quatre sous-comptes selon les rubriques ci-dessus dès l’enregistrement des opérations.

Les comptes arrêtés à la clôture de l’exercice font l’objet de documents de synthèse présentés aux copropriétaires.

La comptabilité de la copropriété peut être complexe à cerner, c’est pour cela qu’elle doit être présentée dans des documents permettant sa compréhension.

Ces document comprennent nécessairement :

-L’état financier
-Le compte de gestion général du syndicat des copropriétaires
-L’état des travaux non prévus au budget prévisionnel et des opérations exceptionnelles votés non encore clôturés à la fin de l’exercice.

L’état financier présente l’état des créances et des dettes. Il comporte la situation de trésorerie et fait apparaître le montant des emprunts restant dus. Le compte de gestion général présente les charges et les produits de l’exercice. Il comprend le compte de gestion pour opérations courantes et le compte de gestion pour travaux décidés par les copropriétaires hors budget prévisionnel et opérations exceptionnelles.

Les comptes de l’exercice clos sont à présenter pour leur approbation par les copropriétaires avec le budget voté correspondant à cet exercice.

Ce document comptable doit être mis en relief avec le comparatif des comptes approuvés de l’exercice précédent.

Concrètement, quand vous observez le bilan de la comptabilité, vous devez pouvoir facilement analyser s’il y a eu des écarts entre l’exercice comptable en cours et le précédent.

Les excédents ou insuffisances des charges ou produits sont répartis à l’arrêté des comptes entre chacun des copropriétaires en fonction des quotes-parts afférentes à chaque lot dans chacune des catégories de charges.

C’est à ce moment que vous pouvez établir si il vous est du des charges récupérables ou si un des copropriétaires doit des appels de charges.

– Les charges pour opérations courantes et produits attendus sur opérations courantes font l’objet d’un budget prévisionnel, soumis au vote des copropriétaires.

Les charges courantes et les charges pour travaux non prévus au budget prévisionnel et opérations exceptionnelles font l’objet d’une double présentation :
– présentation par nature au sein du compte de gestion général et du budget prévisionnel.
– ventilation par catégories de charges pour le compte de gestion général et pour le budget prévisionnel.
5) Comptabilité et copropriété : la conservation des comptes en pratique.

Les annexes comptables sont au nombre de 4. Elles concernent les charges courantes prévues au budget prévisionnel, comme celles en lien avec les travaux non prévus au budget. Les annexes ainsi que le document de clôture de l’exercice sont conservés avec copie du procès-verbal de l’assemblée générale qui approuve les comptes et qui vote le budget prévisionnel. Ces documents font l’objet d’un classement particulier dans les archives du syndicat.

6) Comptabilité et copropriété : l’information des copropriétaires et les pièces justificatives

Cette partie est fondamentale pour celui qui veut économiser de l’argent. Et pour les plus déterminés d’entre vous, pesez sur les décisions de l’AG.

En effet quand on montre que l’on connait les comptes et que l’on s’intéresse, vos interlocuteurs ont moins tendance à vous faire passer tout et n’importe comme étant primordial. Le syndic notamment prendra vis çà vis de VOUS plus de gant…

Les documents comptables sont établis au nom du syndicat avec l’adresse de l’immeuble. Le syndic tient à disposition, à l’occasion de toute vérification, le grand livre, le livre journal, les deux balances.Les rubriques utilisées pendant l’exercice pour l’enregistrement des opérations sont reproduites clairement dans les documents dressés pour l’information des copropriétaires.

Les pièces justificatives, documents de base de toute écriture comptable, doivent être des originaux et comporter les références du syndicat (nom et adresse de l’immeuble).
Elles doivent NÉCESSAIREMENT être datées et conservées par le syndic pendant dix ans.

En cas de changement de syndic, les documents comptables et les originaux des pièces justificatives sont transmis au successeur. Le syndic sortant doit alors prendre ses propres dispositions afin de conserver les copies des pièces justificatives qu’il estime nécessaires pour la justification des opérations comptables qui lui incombaient.

Cette situation pose parfois problème pour les syndics sortants. Quand le syndic est remercié et qu’il n’a pas vu les comptes approuvés et qu’il s’est vu opposé un refus de quitus, il peut voir poindre une action en justice contre lui notamment en responsabilité.

Le syndic sortant pourra donc chercher à garder certains documents de la comptabilité de la copropriété. S’il montre de la réticence, il faudra le convaincre sans payer d’honoraires supplémentaires puisque la tenue de la comptabilité et une tâche qui se trouve dans la liste des tâches MINIMALES à accomplir par le syndic et ce hors honoraires supplémentaires.(arrêté Novelli).

 

Inscrivez tout de suite vos remarques, c’est en bas

 

6 réflexions au sujet de « Comptabilité et Copropriété »

  1. Je suis conseiller syndical trés actif d’une copropriété touristique de 65 lots.
    Je sais lire le Grand Livre et j’ai lu quelques documents grands publics sur la tenue des comptes. Mais j’aimerai savoir où trouver un livre détaillé sur la compta de copropriété.
    Une question au hasard: suite à des travaux votés en AG, en fin d’exercice le compte 12 se trouve débiteur de 1000 €. Que doit faire le syndic ???
    Soit appeler les fonds pour solder ce compte ?
    Soit solder ce compte par débit du compte 1032 qui a un crédit de 5 000 € ?
    Soit garder ce compte 12 débiteur que l’on retrouvera en exercice n+1 et qui sera soldé lors de travaux futurs ?
    Le syndic a t-il le choix entre ces trois solutions ou les règles de comptabilité lui imposent un seul choix ???
    merci d’avance de votre réponse

    • Bonsoir,

      Merci pour votre question précise. Concernant la comptabilité le syndic doit garantir une gestion claire et au mieux des intérêts de la compta du syndicat des copropriétaires. Tout en démontrant sa connaissance du droit et des usages en matières de travaux, il doit agir en professionnel.

      Vous soulevez trois questions qui peuvent être rassemblez en deux interrogations:

      1) Doit-il appeler des fonds? Bien sûr le syndic peut décider ou proposer ceci, mais ceci est une solution qui laisse à penser qu’il existe une solidarité entre les copropriétaires ce qui N’EST JAMAIS LE CAS. Je préconise de s’opposer par principe à ce type de proposition qui a un peu trop souvent tendance à dédouaner le syndic de sa mission d’évaluation des dépenses nécessaires et utiles.

      2) Pour ce qui tient d’une éventuelle compensation, il ne s’agit là que de décentrer le problème. Si le syndic prône ce type de solutions, il n’arrivera qu’à appauvrir un autre compte plutôt que de réaliser préalablement à des travaux, une réelle évaluation du coût de la prestation. Décaler la dette à l’année n+1 revient au même résultat il s’agit là encore d’une compensation cette fois-ci dans le temps.

      Je vous propose ma solution. Un professionnel de l’immobilier doit savoir réaliser un contrat et connaître les pratiques en matière de travaux. Donc pour proposer un contrat de travaux, le professionnel de l’immobilier fait une offre et la société accepte ou non la proposition.

      L’offre, à partir du moment où elle est acceptée par le professionnel et signée par ce dernier tient les deux parties à leurs engagements. Donc quand un devis est signé, il fige les engagements des deux professionnels et notamment le prix et la l’ampleur de la prestation.

      En clair, vous vous accordez avec une société pour un devis à 20000 euros pour solidifier un mur porteur. A la fin du chantier, la société vous dit que cela coûtera 25000 euros. Laissez la société terminer son chantier et ne payez pas un euro de plus. Si la société souhaite aller devant le juge pour vous réclamer de l’argent, vous n’aurez qu’à présenter votre devis détaillé et signé et le juge vous donnera raison et la société de travaux succombera.

      Cordialement.

  2. Bonjour , je vous remercie pour ce blog qui est trés intéressant,
    Bref , je suis nouvelle copropriétaire d’un appartement , à la fin de l’année , j’ai recu le detail de l’assemblée général de fin d’année : et sur la partie comptabilité : coprietaire créditeurs ( le nom de l’ancien copropriétaire il ya 800 euro de crédit , et à un moment figure mon nom avec le meme numero de compte : 49 euro ( dans la partie copropriétaire créditeurs ) dois je réclamer les 800 euros étant donné que je suis la nouvelle copropriétaire , est ce qu’ils me reviennent de droit ?
    – j’ai recu l’appel de fond : là où je dois payer la vacation d’un montant de 150 euro ? je ne comprends pas ce que c’est ?
    merci pour votre réponse
    cordialement

    • Bonjour,

      Normalement les 800 euros sont attachés au lot dont vous êtes propriétaire. Si lors de la vente vous n’avez rien négocié avec l’ancien copropriétaire cet argent est bien à vous. Concernant les 49 euros, cette inscription n’est pas suffisamment claire et précise. N’oubliez pas que c’est au syndic de vous expliquer exactement à quoi correspond toute somme réclamée.

      Vous parlez d’une somme de 150 euros correspondant à une vacation, là encore ne payez pas si vous ne savez pas à quoi cette somme est attachée. Un syndic s’il vous établit une facture ne peut le faire que s’il justifie d’une prestation réalisée.

      Cordialement.

  3. bonjour,
    a notre dernière AG avec le syndic en début d’année, notre coproprieté a décidé de ne pas approuver les comptes mais ns avons renouvele notre contrat avec le meme syndic. N’ayant pas reçu le dernier arrêté de charges de l’exercice (qui nous est normalement envoyé après chaque AG), nous l’avons réclamé récemment au syndic qui nous a répondu ne pas avoir l’obligation de nous l’envoyer puisque les comptes n’ont pas été approuvés. est-ce légal et habituel ?
    merci d’avance pour votre réponse,
    cordialement,

    • Bonjour,

      L’approbation des comptes n’est pas une décision du syndic, mais un vote du syndicat des copropriétaires en AG. Si quand vous dites “nous” vous pensez à vous en qualité de copropriétaire seul, effectivement le syndic ne vous doit pas nécessairement de réponse. Ceci n’est pas en lien avec le fait que les comptes n’aient pas été approuvés mais plus avec le fait que vous faites une demande en votre nom propre.

      Cette pratique du syndic montre de sa part une certaine prise de distance avec les copropriétaires. Vous pouvez l’obliger à s’exécuter en mettant au prochain ordre du jour, cette demande de justificatifs qu’il vous refuse.

      RECEVEZ GRATUITEMENT “mon guide du copropriétaire averti”, en suivant ce lien : http://coproprietaires-baissez-vos-charges.com/

      Cordialement.

      ELjuriste.

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