Les 7 qualités essentielles pour reconnaître un syndic compétent.

Les copropriétés pour gérer leurs affaires ont besoin de syndics, qu’ils soient bénévoles ou professionnels. Dans cet article nous nous intéresserons aux qualités FONDAMENTALES qui doivent déterminer le choix d’un syndic professionnel compétent…

La copropriété vient de se créer ou vous venez de vous débarrasser de l’ancien professionnel, la question du qui choisir, se pose. Naturellement quand cette interrogation arrive, nous faisons tous pareil.

On demande à ses amis, autour de soi, à ses voisins, on regarde sur internet, etc…

Sur internet, on ne trouve que des oiseaux rares, tous honnêtes, beaux, compétents, pas chers et capable de l’impossible.

Vous l’aurez compris trouver un syndic, ce n’est pas chose simple. Et risquer de se retrouver devant une personne qui ne satisfait pas vos attentes, est toujours un risque.

Pour trouver syndic à sa copro, il faut avoir à l’esprit des critères ou plutôt des qualités qui vont vous permettre de peut-être trouver la perle rare, si elle existe. Vous allez me dire comment trouver un professionnel, si nous même ne savons pas quelles sont nos droit et obligations vis à vis de lui.

Cet article nous amènera à réfléchir sur

Comment établir un faisceau d’indices permettant de savoir pendant le recrutement quel syndic est en face de nous ?

Un syndic doit être recruté selon 7 qualités essentielles.

1) Les 7 qualités essentielles du syndic :

1)La clarté sur les qualifications professionnelles, ceci peut sembler curieux…

Eh bien non ! Syndic est une profession réglementée. Les qualifications professionnelles sont des qualités minimum pour qui veut gérer du patrimoine immobilier.

C’est la Loi 2 janvier dite Hoquet et le Décret n°72-678 du 20 juillet 1972 qui déterminent précisément ces conditions. Ce statut nécessite de remplir des conditions strictes pour pouvoir y prétendre.

D’abord, avoir un casier judiciaire vierge. Ensuite, il faut remplir des conditions de diplômes ou d’aptitude professionnelle et dans un dernier temps disposer d’une assurance civile professionnelle et d’une garantie financière.

Quand ces trois conditions sont remplies, le postulant peut devenir syndic. Il obtient alors la carte d’« agent immobilier » qui autorise à occuper les fonctions de syndic de copro.

Pourquoi insister sur les conditions pour devenir syndic PROFESSIONNEL?

Parce que vous ne savez jamais quelles sont les qualifications et qualités de celui qui se présente à vous dans un cabinet syndic.

De façon concrète, quand vous entrez dans un cabinet, vous ne savez jamais qui vous avez en face de vous ? Celui ou celle qui vous reçoit est-il stagiaire, secrétaire, comptable, ou prestataire de service,etc… vous n’en savez rien.

Au bout d’un moment vous rencontrerez bien un syndic,

Mais pour autant, qu’est ce qui vous prouve que celui qui s’occupera des affaires de la copropriété est bien syndic professionnel ? RIEN

De plus, et malheureusement pour les copropriétaires même si ce sont les préfectures qui délivrent les cartes d’agent immobilier, elles ne font que très peu de contrôles. Ainsi, elles ne vérifient presque jamais, si les agents immobiliers ou syndics disposent bien de toutes les conditions et qualités nécessaires à l’exercice de leur mission.

Il VOUS FAUDRA donc considérer comme NÉCESSAIRE ET INDISPENSABLE de demander la copie de la carte professionnelle du syndic.

Un professionnel disposant de toutes les qualifications et garantie n’aura aucune difficulté à vous fournir ce document. S’il hésite ou refuse, ceci n’augure pas de bonne chose…

Même si vous obtenez cette copie vous n’êtes pas certain que la carte qui vous est fournie n’est pas celle d’un « prête-nom ».

En effet, des sites sont spécialisés dans le fait de fournir des cartes d’agents immobiliers pour des personnes qui n’ont pas ou plus les qualités pour l’être ou le rester.

Il ne s’agit pas de paranoïa , tout ceci est vrai, certains de ces sites sembleraient d’ailleurs inquiétés par la justice. La préfecture vous permettra d’en avoir le cœur net, vous demanderez donc à avoir la confirmation que votre syndic est bien sur la liste préfectorale.

Conseils,

  • Demandez PRÉALABLEMENT la carte professionnelle, le refus de la fournir est mauvais signe.

  • Vérifiez tout de même auprès de la préfecture, si le professionnel est toujours sur la liste des titulaires de la carte d’agent immobilier. La prudence est une grande qualité…

 

2) Les 7 qualités essentielles du syndic :

2)L’Honnêteté dans les prestations qu’il facture, loin de moi l’envie de tirer sur les syndics qui ont des qualités mais…

C’est pour la plupart du temps pour des raisons d’argent et d’honnêteté contestée que les copropriétaires réfléchissent au changement de syndic.

C’est toujours la sempiternelle question de ce qu’on doit payer et de ce qui est facturé de façon bizarre, pour ne pas dire…

Le syndic ne peut ignorer l’arrête Novelli.

Ce texte détermine la liste des tâches minimales de gestion courante qu’il doit réaliser dans le cadre du forfait annuel.

Ainsi, la mise à jour du listing des copropriétaires et le carnet d’entretien n’ont jamais à être facturés en prestation supplémentaires, malgré la pratique d’un grand nombre.

Donc très concrètement, quand vous scrutez pour chercher un NOUVEAU gestionnaire, comparer les prestations dans les différents contrats par rapport à l’arrêté Novelli.

N’hésitez pas à aussi à comparer les tarifs du forfait annuel et les prix pour les honoraires supplémentaires. La clarté est une qualité minimum quand on parle de tarif.

N’hésitez pas à discuter, à vous positionner ou à contester certaines prestations, si vous considérez que vous risquez de payer deux fois pour une même chose.

Votre futur mandataire doit pouvoir entendre la contradiction. Par hypothèse sa mission consiste à rencontrer des copropriétaires différents avec tout ce que cela peut signifier. S’il ne dispose de qualités en terme de calme et de prise de recul, il aura du mal à simplement discuter.

Conseils,

  • Comparez les prestations et les tarifs des différents cabinets.

  • Demandez des précisons sur certaines éventuelles doubles facturations par rapport à l’arrêté Novelli.

  • Par principe, refusez une clause du contrat très mal écrite et incompréhensible.

  • Rayez les prestations facturées deux fois, et observer sa réaction.

  • Si votre futur mandataire refuse de négocier, il manque d’une grande qualité.

  • Si votre syndic ne semble pas vouloir discuter ou rechigne dès le début, c’est qu’il a des habitudes de travail un peu trop rodées… Là encore ceci est un mauvais signe.

3) Les 7 qualités essentielles du syndic :

3) La Transparence comptable et financière.

Le syndic doit avoir une comptabilité propre à chaque copropriété. La situation de chaque copropriétaire et celle de la trésorerie du syndicat doit être claire comme l’article 18 de la loi de 1965 en dispose. La transparence comptable et financière doivent être des qualité essentielles et fondamentales.

Les comptes de l’année écoulée doivent être mis en relief avec les comptes du dernier exercice. La position de chaque copropriétaire à l’égard du syndicat doit apparaître. Le syndic doit verser sur un compte les sommes ou appels de fonds récoltées.

Quel compte bancaire choisir pour les fonds de la copropriété ?

La question du compte séparé est EXTRÊMEMENT intéressante à poser.

-Ouvrir un compte pour la copro est une obligation légale, un syndic doit lors de la première AG proposer l’ouverture d’un compte qui doit légalement et par principe être séparé.

Mais certains syndics préfèrent TRÈS FORTEMENT engager l’assemblée générale des copropriétaires à ce que le compte de la copro s’intègre au compte commun du cabinet et ce a priori pour deux raisons inavouables :

-D’abord si le syndic arrive à regrouper des dizaines voire des centaines de comptes de copropriété sur un compte commune, il engendrera des intérêts très importants.

-Seconde raison, si vous demandez des vérifications comptables sur un compte commun vous n’avez AUCUNE POSSIBILITÉ de savoir si la ligne de compte que l’on vous montre vous concerne. Avec un compte séparé, les recettes et les dépenses ce sont UNIQUEMENT celles du compte séparé de la copro.

Conseils,

  • Posez la question du compte séparé et observez la réaction du professionnel.

  • Être vigilant à l’organisation du cabinet quant à la question de la consultation des documents comptables et financiers.

  • Là encore si votre syndic rechigne, c’est qu’il a des habitudes…

Si à ce moment de l’entretien les différents syndics ont répondu favorablement à vos attentes, il font déjà partis du haut du panier, mais il ne s’agit à ce stade que de rencontres initiales.

Ne perdez jamais de vue que même si ces professionnels peuvent en imposer parfois, ou semblent être des notables, ils travaillent pour VOUS.

L’engagement qui les lie au syndicat des copropriétaires est un CONTRAT. Toutes les questions posées sont légitimes.

Puisque vous payez vous avez droit à de la qualité, de l’honnêteté et de la compétence,

c’est juste normal.



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  1. Les 7 qualités essentielles du syndic :

4) La Compétence dans la connaissance des affaires de la copro, une qualité primordiale

Les fonctions du syndics sont multiples. La polyvalence est une des grandes qualités dont doit disposer votre futur gestionnaire.

Il dispose de plusieurs casquettes dans le cadre de la gestion des affaires de la copro. Tour à tour il s’occupera de gestion administrative, de l’exécution des décisions de l’AG, de la gestion du personnel, s’il y en a, et des travaux urgents.

Quand, vous rencontrerez le syndic pendant la phase de recherche essayez de lui poser des questions sur sa mission. Ainsi, vous pourrez avoir une idée de quel professionnel, il est.

Concrètement demandez lui comment il s’organise, comment il gère ces dossiers, s’il a beaucoup de travail, etc…il ne s’agit pas de voir s’il sait travailler ou pas mais plutôt d’observer son aisance.

Quelqu’un qui ne semble pas bien délimiter sa mission est : soit incompétent, soit impressionné par vous.

Dans ces deux situations ceci ne garantit pas nécessairement un travail de qualité. Si le professionnel n’est pas clair sur sa mission et n’en parle pas avec maîtrise, cela risque d’en dire long sur la suite…

Vous devez être en train de vous dire que je fais beaucoup allusion aux réactions des syndics et à ce qu’ils dégagent.

Eh bien oui ! Une impression de facilité à parler de son travail, la clarté quand on parle d’argent et la transparence dans l’accès aux documents comptables doivent être des évidences.

Oui je n’aurai pas confiance en quelqu’un chez qui le ne trouverai pas toutes ces qualités.

Pour finir d’enfoncer le clou sur la compétence, n’hésitez SURTOUT PAS à parler des points forts et des points faibles de votre copropriété.

Parlez plus facilement de vos points positifs que des autres. Continuez en lui parlant des projets avenir de la copropriété.

Évitez de lui parler à ce moment du fait que vous allez faire des espaces verts avec une piscine. Il ne s’agirait qu’il parte du principe que vous avez trop d’argent, c’est la meilleure façon pour qu’il vous facture très très très très très cher sa prestation.

Conseils,

  • Observez l’aisance du professionnel quand il parle de son travail et de son organisation

  • Pointez lui les +et les – de la copro et voyez s’il se montre dépassé ou clair avec la situation même si celle-ci est complexe.

  • Connaître l’ensemble de sa mission est une qualité fondamentale.

 5) Les 7 qualités essentielles du syndic :
5) Une information saine et efficace des copropriétaires, une qualité essentielle pour la vie de la copro.

Deux points sont à vérifier :

-L’organisation du cabinet.

-L’accès à l’information des copropriétaires.

1) L’organisation du cabinet.

Le syndic doit pouvoir vous dire de façon claire, comment vous pouvez accéder aux documents comptables vous concernant avant les AG. Il doit vous dire de combien de salariés est constituée son entité. Vous regarderez sur internet pour trouver ce type d’informations. Pour en avoir le cœur net, faites un test.

Demander pendant la phase de recrutement à le rencontrer rapidement, vous verrez alors le climat de travail, si une information doit vous être communiquée rapidement. Naturellement soyez vigilant à ce qu’il ne vous facture pas ce rendez-vous.

Il ne s’agit pas là de lui dire comment il doit faire son travail en terme de fourniture d’information mais de voir sa réaction quand on lui dit concrètement si mon AG se passe le vendredi quand puis je regarder ou accéder aux documents comptables, financiers et autres devis ?

2) L’accès à l’information des copropriétaires, une qualité de premier ordre.

Dans le cadre de sa mission le syndic doit vous convoquer aux AG. Il participe de la tenue des AG. Il doit AUSSI vous tenir au courant notamment des devis et informations essentielles en lien avec les marchés de travaux et les prestataires de services. C’est l’article 11 du décret de 1967 qui en dispose : « …. »

Le non respect de ce droit d’information des copropriétaires fait encourir l’annulation de la délibération.

Toujours dans cette idée de l’information des copropriétaires, c’est la question de la concurrence qui est en cause. Donc la question de combien VOUS allez payer au final.

En effet dans le cadre de la dimension d’établissement de devis et de comparaison des prix, vous verrez si le futur professionnel a des entreprises avec qui il travaille.

En soi ce n’est pas dommageable. En revanche s’il vous vend une proximité et un sérieux inégalé avec le prestataire, il ne vous parle que des accords qu’il a avec l’entreprise, qu’il connaît…

Conseils,

  • Visitez le cabinet pour voir véritablement les infrastructures et le personnel disponible. le climat de travail en dit souvent long sur comment le personnel envisage son travail.

  • Comptez le personnel du cabinet, une personne ne peut gérer sérieusement plus de quelques dizaines de copro. La disponibilité du personnel du cabinet est une qualité à nécessairement rechercher.

  • Pendant le recrutement, demander clairement un numéro de téléphone direct et les heures ou on a de réelle chances de trouver quelqu’un qui connaîtra les affaires de la copro. L’organisation du cabinet quand elle est claire et précise montre une volonté de traiter avec qualité, la relation avec les copropriétaires.

 6) Les 7 qualités essentielles du syndic :
6) La Gestion du recouvrement des charges et réactivité, des qualités rares.

Le syndic doit exécuter les décisions des AG et récolter les appels de fonds. Ainsi, il constitue un budget pour pouvoir gérer au mieux les affaires de la copro.

Quid des copropriétaires ne pouvant pas payer leurs appels de charge ?

Sur les forums cette question revient souvent. La stratégie à tenir est claire. Le syndic doit mettre en en demeure le copropriétaire et recouvrer les dettes si l’appel de charge est resté infructueux.

Certains professionnels prétextent des arguments douteux, jouent la montre et autre technique curieuses…Ceci cachera parfois des accords parfois inavouables…

Vous devez savoir comment votre futur mandataire réagira. Il ne doit pas se cacher derrière son petit doigts, il doit savoir prendre des décisions efficaces et claires.

Il ne peut vous répondre qu’un seule chose à cette interrogation :

« Je ferai mon travail au mieux des intérêts de la copropriété et des copropriétaires »

Conseils,

  • Pas de concession à voir, le syndics doit être efficace sur le recouvrement des charges

  • Le syndic doit être clair dans sa prise de décision. Cette qualité est fondamentale.

  • Le syndic doit être prompt et RÉACTIF quant à déclencher les procédures judiciaires, si des arrangements doivent être négociés pour les copropriétaires en difficulté financières elles ne doivent pas vous être imposées.

 7) Les 7 qualités essentielles du syndic :

7) Légaliste.

Légaliste signifie que le syndic respecte la loi dans son ensemble et ne fait rien d’interdit.

Vous m’accorderez que c’est une qualité minimale pour prétendre à l’honnêteté et à la compétence.

Gérer une copro signifie accomplir de nombreux actes pour le syndic. Nombreux actes ne signifie pas tout accomplir pour les copropriétaires même s’ils paient.

Le syndic ne peut représenter un copropriétaire dans le cadre d’une AG. Interdiction lui est faites par l’article 22 de la loi de 1965 qui dispose que :

« Le syndic, son conjoint, le partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité, et ses préposés ne peuvent présider l’assemblée ni recevoir mandat pour représenter un copropriétaire. »

Ainsi, demandez au syndic s’il est prêt à vous représenter si vous êtes absent ou si d’autres le sont.

S’ il vous répond OUI IL Y A DEUX GROS PROBLEMES.

En effet, ceci est interdit et de plus il vous facturera un honoraire supplémentaire. Donc vous allez payer plus cher et l’AG pourra être annulée.

Conseils,

  • Attention, si le syndic accepte la possibilité des mandats, c’est qu’il s’agit d’un professionnel qui ne craint pas de voir ces délibérations ANNULEES.

  • Observez là encore ces réactions face à cette question, s’il ne semble pas choquer pare votre interrogation c’est qu’il a des habitudes. Pouvoir sortir de ces habitudes est une vraie qualité cela s’appelle l’adaptabilité.

 



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4 réflexions au sujet de « Les 7 qualités essentielles pour reconnaître un syndic compétent. »

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